Vorsicht beim Führen eines elektronischen Fahrtenbuches

Selbstständige, die ein elektronisches Fahrtenbuch für ihr Betriebsfahrzeug führen, haben keine Garantie auf die steuerliche Anerkennung ihrer Aufzeichnungen. Denn, so hat das FG Münster (Urteil v. 4.2.2010, Az. 5 K 5046/07) entschieden, die Daten dürfen nachträglich nicht mehr änderbar sein.

Die Möglichkeit der nachträglichen Änderung wurde in der Vergangenheit bereits Selbstständigen zum Verhängnis, die ihr Fahrtenbuch über eine Excel-Datei führten. Da hier nachträgliche Manipulationen möglich sind, waren solche Aufzeichnungen nach Ansicht der Finanzverwaltung und der Gerichte steuerlich unwirksam und nicht anzuerkennen.

Um es besser machen stattete nun ein Unternehmer seine Betriebsfahrzeuge mit Fahrdatenspeichern aus, die für jede Fahrt automatisch Datum, Uhrzeit, Fahrdauer, Tachostand und gefahrene Kilometer aufzeichneten. Angaben zu Art, Ziel und Zweck der Fahrt konnten manuell eingegeben werden. Bis hierher war noch alles in Ordnung. Aber: Die Daten wurden mit Hilfe einer Software ausgelesen und auf dem PC gespeichert. Nach der Datenübertragung konnten die automatisch aufgezeichneten Daten nicht mehr geändert werden, wohl aber die manuellen Eingaben. Das Finanzgericht stufte das elektronische Fahrtenbuch wegen der Möglichkeit der nachträglichen Änderung als steuerlich unwirksam ein.

Tipp:
Diejenigen Selbstständigen, die ihre Betriebsfahrzeuge nur in einem sehr geringen Umfang privat nutzen, sollten bei Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuchs darauf achten, dass die einmal aus dem Fahrdatenspeicher ausgelesenen Daten in keiner Weise mehr geändert werden können. Sind nachträgliche Änderungen möglich, ist der Umstieg auf ein neues elektronisches Fahrtenbuch dringend notwendig.